Hébergement
- Base de données en Europe : Google Cloud, Firestore, multirégion Belgique et Pays-Bas.
- Fichiers dans un stockage privé Google Cloud : aucun document n’a d’adresse publique.
- Échanges chiffrés (HTTPS) entre le navigateur et nos serveurs.
Vos documents restent les vôtres
Un dossier d’accréditation contient des pièces sensibles : contrats, CV, procès-verbaux, résultats. Voici comment Ekolbi CIAQ les héberge, les protège et les traite.
Accès
- Connexion par code envoyé sur WhatsApp, ou par compte Google : aucun mot de passe à retenir ou à voler.
- Chaque rôle voit ce qui le concerne (direction, qualité, coordination, scolarité, enseignant, délégué), contrôlé par nos serveurs à chaque demande.
- Une coordination ne voit que ses formations ; un campus, que ses pièces.
Pièces nominatives
- CV, contrats, relevés, listes nominatives sont repérés au dépôt et réservés à la cellule qualité et à la direction.
- Jamais présentés aux experts dans la salle de visite.
- Liens de lecture temporaires : 5 à 15 minutes, puis expirés.
Intelligence artificielle
- L’IA lit les documents pour les ranger et les analyser, à la demande de l’établissement.
- Aucun document ne sert à entraîner un modèle. Le fournisseur d’IA ne les conserve pas au-delà de 30 jours, pour la seule prévention des abus.
- L’établissement peut couper l’IA à tout moment dans ses réglages : tout le reste continue de fonctionner.
Ce que l’établissement garde en main
- Propriété : les documents et les données restent ceux de l’établissement.
- Réversibilité : le dossier s’exporte à tout moment (Word, annexes, pièces).
- Suppression de l’espace et de son contenu sur simple demande à la fin du contrat.
Traçabilité
- Une pièce supprimée est archivée, avec ses versions précédentes.
- Les exports du dossier et les analyses de l’IA sont journalisés : qui, quand, quoi.
- La signature du rapport par la direction fige son contenu.
Cadre juridique
L’établissement est responsable du traitement de ses données. Ekolbi agit pour son compte, comme sous-traitant, et seulement pour les besoins du service, conformément à la loi sénégalaise n° 2008-12 sur la protection des données à caractère personnel. Un accord de traitement des données est fourni sur demande.
Questions sur la sécurité ou les données : contact@ekolbi.com.
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